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Claves para organizar el trabajo

organizar el trabajo

Parte de los problemas que tiene una empresa es la productividad de sus empleados. Y es que el hecho de estar en el puesto de trabajo durante muchas horas no significa que se saque trabajo adelante, más bien al contrario. La falta de productividad no sólo merma a la empresa, sino que ésta también influye en el empleado. Para poder establecer unas pautas sobre cómo organizar el trabajo primero analicemos ciertos aspectos.

1.¿Qué es la productividad? ¿Tenemos que pasar más horas en la oficina o ser más efectivos?

La productividad es la medida económica que calcula cuántos bienes y servicios se han producido durante un tiempo determinado.

En este sentido, podemos establecer que la productividad es la cantidad de trabajo que saca un empleado en un tiempo determinado, al día, a la semana o al mes. Si fuéramos robots, esta medida debería ser igualitaria infinitamente, sin embargo, nosotros, como seres humanos, tenemos muchas causas que disminuyen esta productividad. Entre ellas son: el cansancio, las distracciones, los estados emocionales, así como el estado climático; todos ellos influyen en nuestro entusiasmo y por lo tanto, en nuestra capacidad para realizar una tarea.

Si bien es cierto que el horario laboral es, mayoritariamente, de 8 horas, estudios han concluido que el ser humano es improductivo con este tipo de jornada. El cerebro humano puede estar concentrado y realizando una tarea en perfecto equilibrio (cuerpo-mente) como máximo durante 4 horas. El resto del tiempo dedicado es improductivo, o lo que es lo mismo, tirado a la basura, una pérdida constante de dinero y tiempo por ambas partes.

Por lo tanto, si la productividad tiene que ver con la efectividad del trabajo, ¿qué es lo más valorado en una empresa, la eficacia o la eficiencia? Una persona puede ser eficaz, es decir que logra los objetivos de la empresa, o puede ser eficiente, logrando esas mismas metas pero con menor cantidad de recursos. Teniendo en cuenta que todo son números, lo ideal sería ser un empleado eficiente, aunque para lograr ese objetivo con menores recursos implique mayor tiempo (8 horas).

2.Consecuencias de las jornadas largas de los trabajadores

Ahora bien, la jornada de 8 horas implica ciertos aspectos negativos:

– Conflictos internos. Cuanto más tiempo pasamos en un lugar con estrés, junto con otros compañeros, mayores son los conflictos. La comunicación deja de ser pausada y pasa a ser cortante y altisonante.

– Acumulación de tareas. Basta con volver a recordar el momento en el que estudiábamos para el examen o cuándo realizábamos el trabajo de clase para concretar que extrapolamos esta conducta al ámbito de la empresa, es decir, en el último minuto. Eso provoca una acumulación excesiva e innecesaria de tareas.  

– Estrés. Éste está marcado por el punto anterior. Si no somos capaces de organizar nuestro tiempo (tanto profesional como personal) nos agobiamos por todas las cosas que nos quedan por hacer, no solo profesionalmente, sino que también se acumulan en nuestro cerebro pensamientos como la lavadora que no hemos puesto o el disfraz que tengo que hacer al niño antes del miércoles pero que siendo lunes, lo dejaré para mañana.

3. Gestión del tiempo

Llegados a este punto, tenemos que aprender a organizar el tiempo para llevar una metodología del trabajo correcta. Como sabemos, el tiempo es relativo, puede resultar ser eterno o fugaz en función de nuestro estado de ánimo. Eso también ocurre con el tipo de concentración que tengamos en cada tarea.

Aún así, la duración del tiempo es la misma, solo tenemos que estar concentrados para sacar el trabajo antes de que suene la alarma.  

En este artículo te comentamos las claves para saber cómo gestionar el tiempo en el trabajo:

– Principalmente, de acuerdo a tu empleo, si trabajas en oficina, te recomendamos que saques en la primera hora de la mañana los emails, cada 2/3 horas revisa la bandeja de entrada, pero no más. Seguidamente ponte con las tareas que te haya mandado tu jefe, te evitará más de un problema y quedarás bien con él. Además, así evitarás el estrés de entregar las cosas a su tiempo. El resto del día lo tendrás para tus tareas.

– Si trabajas en Madrid y tienes alguna reunión fuera del trabajo, te recomendamos que salgas siempre 1h antes.

Para todo ello, te recomendamos llevar todo agendado, te mostramos cómo.

4.Programar una agenda

Antes de pasar a analizar la agenda, te sugerimos que sólo utilices una. Podrás tener un cuaderno a parte donde escribir tus anotaciones, pero las tareas siempre en una sola agenda. De esta forma, no habrá confusión ni olvido.

Independientemente de la agenda que desees utilizar (papel, online) te sugerimos que tengas un apartado de tareas, donde poder segmentarlas por objetivo/día de entrega. Te sugerimos que utilices un subrayador para “eliminar” las que vayas realizando, te sentirás muy motivado cuando veas la cantidad de color que tiene tu agenda. Serás muy productivo.

Si vas a incluir en la agenda las tareas profesionales con las personales, te sugerimos que escribas en varios colores diferentes.

Cuando anotes alguna reunión que tengas (aunque parezca obvio te lo recuerdo) apunta el contacto de la persona, el teléfono y  la calle de la reunión, el tipo de transporte que vas a coger y la hora de salida/llegada (del tren o avión).

5.Delegar tareas

Si de lo que se trata es de ser más productivos, qué mejor que saber delegar las tareas. Por muy responsable que seas, siempre viene bien tener una ayuda. Por ello, te recomendamos que un becario, administrativo realice las tareas más sencillas y un especialista las más complejas ( a menos que tú seas ese especialista). De esta forma, sacarás más provecho del tiempo. Pero eso sí, coordina y supervisa esa delegación. No te llevará más de un minuto .

Para concluir, te recomendamos leer el libro de La semana laboral de 4 horas, ahí observarás las pautas para eliminar todas las trabas que redundan en 2:

– No interrupciones: ni llamadas, ni Whatsapp, ni reuniones. Todo por email.

– Ver el email cada 2/3 horas.

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